Wybór terminala POS to jedna z kluczowych decyzji dla Twojego sklepu. Zanim podpiszesz umowę, poznaj 10 pytań, które musisz zadać dostawcy. Nasz przewodnik krok po kroku pomoże Ci uniknąć kosztownych błędów i wybrać system, który realnie wesprze rozwój Twojego biznesu w UK.
Podjęcie decyzji o wdrożeniu lub zmianie systemu kasowego (POS) to jeden z najważniejszych momentów w życiu Twojego sklepu. To narzędzie, które może stać się centrum dowodzenia Twojego biznesu, automatyzując zadania i dostarczając kluczowych danych, albo źródłem codziennej frustracji i ukrytych kosztów. Przejdźmy razem przez 10 kluczowych pytań, które musisz zadać, aby wybrać rozwiązanie skrojone na miarę polskiego sklepu w Wielkiej Brytanii.
Podejdź do tego procesu metodycznie, jak do realizacji biznesplanu. Poniższa lista to Twój przewodnik, który pomoże ocenić każdą ofertę nie tylko pod kątem ceny, ale przede wszystkim wartości, jaką wniesie do Twojej firmy.
Cena początkowa to tylko wierzchołek góry lodowej. Dostawcy często kuszą niskim kosztem sprzętu, ale prawdziwe koszty kryją się gdzie indziej. Aby poznać pełny obraz, czyli Total Cost of Ownership, zapytaj o cztery elementy: koszt sprzętu (terminal, skaner, drukarka, szuflada), miesięczny abonament na oprogramowanie, opłaty za przetwarzanie płatności kartą (prowizje transakcyjne) oraz koszty wsparcia technicznego i serwisu po okresie gwarancyjnym. Dopiero suma tych składników da Ci realny obraz inwestycji na przestrzeni 2-3 lat. Nie porównuj ofert na podstawie samej ceny terminala – porównuj TCO.
To absolutnie krytyczny punkt dla sklepu spożywczego. Twój system POS musi bezbłędnie komunikować się z kluczowymi urządzeniami peryferyjnymi. Upewnij się, że oferowane oprogramowanie jest w pełni kompatybilne z wagami kasowymi (np. Mettler Toledo, Dibal), których używasz lub planujesz używać. Zapytaj o integrację ze skanerami ladowymi i ręcznymi, drukarkami paragonów i szufladami kasowymi. Brak płynnej integracji oznacza ręczne wpisywanie wag, pomyłki i irytująco długie kolejki. Właściciel sklepu z Manchesteru po wdrożeniu systemu zintegrowanego z wagami skrócił średni czas obsługi klienta przy kasie o prawie 30% w godzinach szczytu.
Dobry system POS to Twój automatyczny menedżer magazynu. Sprzedaż każdego produktu powinna być natychmiast odnotowywana w systemie, aktualizując stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje funkcje takie jak alerty o niskich stanach magazynowych, automatyczne generowanie propozycji zamówień do dostawców i możliwość łatwego wprowadzania dostaw (przyjęć PZ). Dzięki precyzyjnemu zarządzaniu zapasami unikniesz zarówno braków na półkach (utracona sprzedaż), jak i nadmiernych zapasów, które zamrażają gotówkę i generują straty. To fundament kontroli nad kosztami i maksymalizacji marży.
Myśl perspektywicznie. Ręczna zmiana setek papierowych cenówek to strata czasu i ryzyko pomyłek. Elektroniczne etykiety cenowe (ESL) to technologia, która staje się standardem w nowoczesnym handlu. Zapytaj, czy system POS jest gotowy na integrację z ESL. Możliwość zdalnej, centralnej zmiany cen we wszystkich etykietach jednocześnie (np. na czas promocji) to ogromna oszczędność pracy, eliminacja błędów przy kasie i profesjonalny wizerunek sklepu. Nawet jeśli nie planujesz wdrożenia ESL dzisiaj, wybór systemu gotowego na tę technologię zabezpiecza Twoją inwestycję na przyszłość.
Diabeł tkwi w szczegółach. Dowiedz się, jak dokładnie przebiega instalacja. Czy dostawca pomoże w imporcie Twojej bazy towarowej ze starego systemu lub z pliku Excel? Kto i w jakim zakresie przeprowadzi szkolenie dla Ciebie i Twoich pracowników? Dobra firma nie zostawi Cię samego z nowym sprzętem. Proces powinien obejmować konfigurację, migrację danych, praktyczne szkolenie personelu z obsługi kasy i menedżera z obsługi zaplecza (raporty, zarządzanie towarem). Zapytaj, ile standardowo trwa cały proces od podpisania umowy do pełnego uruchomienia sklepu na nowym systemie.
Twój sklep pracuje w weekendy i wieczorami – awaria systemu POS w sobotę rano to katastrofa. Zanim podpiszesz umowę, dokładnie sprawdź warunki wsparcia technicznego (Service Level Agreement – SLA). W jakich godzinach dostępna jest pomoc? Jaki jest gwarantowany czas reakcji na zgłoszenie? Czy wsparcie obejmuje pomoc zdalną i telefoniczną, a w razie poważnej awarii – wizytę technika na miejscu? Co z urządzeniem zastępczym? Wybieraj dostawców, którzy gwarantują wsparcie 7 dni w tygodniu i rozumieją specyfikę handlu detalicznego.
System POS to kopalnia wiedzy o Twoim biznesie. Musisz tylko mieć narzędzia, by tę wiedzę wydobyć. Standardem są raporty sprzedaży (dzienne, tygodniowe, miesięczne), ale to za mało. Sprawdź, czy system pozwoli Ci analizować sprzedaż według kategorii produktów, godzin, dni tygodnia czy konkretnego pracownika. Poszukaj raportów o produktach najszybciej i najwolniej rotujących, analizy marżowości czy wartości koszyka. Właściciel sklepu w Luton, regularnie analizując raporty z POS, zidentyfikował nierotujące produkty o wartości £800 i po ich wyprzedaniu zredukował straty na przeterminowaniach o niemal £200 tygodniowo.
Obsługa płatności kartą jest nieodłączną częścią systemu POS. Masz dwie główne opcje: zintegrowany terminal płatniczy od dostawcy systemu POS lub osobny terminal od innego operatora. Integracja jest wygodniejsza – kwota do zapłaty jest automatycznie przesyłana z kasy na terminal, co eliminuje pomyłki kasjera. Porównaj jednak prowizje (tzw. MDR – Merchant Discount Rate). Czasem oferta zintegrowana może mieć wyższą prowizję niż ta, którą możesz wynegocjować bezpośrednio z agentem rozliczeniowym. Przelicz, która opcja będzie dla Ciebie korzystniejsza w skali roku.
Twój biznes będzie się rozwijał. Czy system POS, który dziś wybierzesz, będzie w stanie rosnąć razem z Tobą? Zapytaj o możliwość zarządzania wieloma lokalizacjami z jednego centralnego panelu, jeśli myślisz o otwarciu drugiego sklepu. Sprawdź, czy istnieje możliwość integracji ze sklepem internetowym (e-commerce), co pozwoli Ci sprzedawać produkty online i zarządzać stanami magazynowymi w jednym miejscu. Inwestycja w skalowalną platformę opartą na chmurze to spokój ducha i pewność, że technologia nie stanie się barierą w rozwoju Twojej firmy.
Zawsze dokładnie czytaj umowę przed podpisaniem. Zwróć szczególną uwagę na okres jej trwania (tzw. lock-in period). Unikaj umów na 36 czy 48 miesięcy, które wiążą Cię na stałe z jednym dostawcą, nawet jeśli przestanie spełniać Twoje oczekiwania. Sprawdź, jakie są warunki wcześniejszego rozwiązania umowy i ewentualne kary. Upewnij się, że w umowie jest zapis gwarantujący, że dane o sprzedaży i produktach są Twoją własnością i w razie rezygnacji z usług będziesz mógł je bez problemu wyeksportować. Transparentne warunki to podstawa partnerskiej współpracy.
Wybór odpowiedniego systemu POS to maraton, a nie sprint. Aby podjąć najlepszą decyzję dla swojego sklepu, pamiętaj o kilku zasadach:
Przemyślany wybór systemu kasowego to nie tylko inwestycja w technologię, ale przede wszystkim w Twój spokój i czas. Dobrze dobrany POS zautomatyzuje wiele procesów, da Ci pełną kontrolę nad biznesem, nawet gdy nie ma Cię w sklepie, i dostarczy danych, które pomogą Ci zarabiać więcej. Poświęć czas na analizę ofert teraz, aby zyskać przewagę na lata.
