Roczna inwentaryzacja to wyzwanie? Nasza checklista krok po kroku pomoże Ci przygotować system POS, uporządkować dane i przeprowadzić remanent sprawnie i bezbłędnie. Zmień chaos w kontrolę i odzyskaj cenny czas.
To moment, w którym dane z systemu POS zderzają się z fizyczną rzeczywistością Twojego magazynu. Odpowiednie przygotowanie informacji w oprogramowaniu to klucz do sprawnego, dokładnego i bezstresowego remanentu, który da Ci realny obraz kondycji finansowej sklepu.
Inwentaryzacja to znacznie więcej niż tylko liczenie towaru na półkach. To proces weryfikacji, który ma bezpośredni wpływ na rentowność, decyzje zakupowe i zgodność z przepisami. Zaniedbanie etapu przygotowania danych w systemie sprzedaży prowadzi do kosztownych błędów, których można łatwo uniknąć. Poświęcenie czasu na porządki „przed” zwraca się wielokrotnie podczas samego liczenia i po jego zakończeniu.
Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu posiadania. Jeśli Twoja baza towarowa w systemie POS jest zanieczyszczona – zawiera zduplikowane produkty, towary z błędnymi kodami EAN lub nieprawidłowymi nazwami – wynik remanentu będzie niewiarygodny. Wyobraź sobie sytuację, w której ten sam serek wiejski figuruje w systemie pod dwiema różnymi nazwami. Podczas liczenia zespół zliczy go jako jeden produkt, ale system potraktuje go jako nadwyżkę jednego i niedobór drugiego, generując fałszywe różnice inwentaryzacyjne. Czysta baza danych to fundament, bez którego cała konstrukcja się zawali, a Ty będziesz tracić godziny na dochodzenie przyczyn rozbieżności, które nigdy nie istniały.
Każda minuta poświęcona na wyjaśnianie nieścisłości podczas inwentaryzacji to realny koszt. To czas pracy Twój i Twoich pracowników, często w ramach kosztownych nadgodzin. Dobrze przygotowany proces, wsparty czystymi danymi w POS, skraca czas potrzebny na fizyczne liczenie nawet o połowę. Zamiast chaotycznie biegać po sklepie ze skanerem i kartką papieru, zespół może metodycznie skanować kolejne strefy, a system automatycznie zlicza stany. To mniej pomyłek, mniej stresu i konkretne oszczędności w budżecie na wynagrodzenia. W jednym ze sklepów w Luton, dzięki wcześniejszemu uporządkowaniu bazy i zastosowaniu kolektorów danych, proces inwentaryzacji skrócił się z dwóch pełnych nocy do zaledwie sześciu godzin.
Wynik inwentaryzacji to nie tylko informacja dla Ciebie. To oficjalny dokument, który stanowi podstawę do rozliczeń księgowych i podatkowych. Rzetelny raport inwentaryzacyjny, oparty na precyzyjnych danych z systemu POS, jest Twoją tarczą ochronną w przypadku kontroli z HMRC. Pokazuje, że profesjonalnie zarządzasz zapasami i prowadzisz ewidencję zgodnie ze sztuką. Niewiarygodne dane prowadzą do błędów w wycenie wartości magazynu, co z kolei może skutkować nieprawidłowym naliczeniem podatków i poważnymi konsekwencjami finansowymi. Inwestycja w porządek w danych to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo prawne Twojego biznesu.
Aby proces przebiegł gładko, należy podejść do niego metodycznie. Poniższa instrukcja krok po kroku przeprowadzi Cię przez kluczowe etapy przygotowań, które należy wykonać w swoim systemie POS jeszcze przed rozpoczęciem fizycznego liczenia towarów.
Twoja baza towarowa to serce systemu POS. Musi być w idealnym porządku. To absolutna podstawa, której nie można pominąć.
1. Wyszukaj i połącz duplikaty: Użyj narzędzi w systemie POS, aby zidentyfikować towary, które zostały wprowadzone wielokrotnie pod różnymi nazwami lub kodami. Połącz je w jedną, prawidłową kartotekę.
2. Zweryfikuj kody EAN: Przeskanuj losowo wybrane produkty z różnych kategorii i upewnij się, że przypisane do nich kody kreskowe w systemie są prawidłowe.
3. Ujednolić nazewnictwo: Sprawdź, czy nazwy produktów są spójne i zrozumiałe. Unikaj skrótów i potocznych określeń, które mogą wprowadzać w błąd (np. „Sok Tymb. Pom.” zamiast „Tymbark Sok 1l Pomarańcza”).
4. Sprawdź przypisanie do kategorii: Upewnij się, że każdy produkt jest przypisany do właściwej kategorii (np. Nabiał, Napoje, Słodycze). Ułatwi to późniejszą analizę wyników.
5. Zweryfikuj stawki VAT: Błędna stawka VAT to prosta droga do problemów z rozliczeniami. Przejrzyj kluczowe grupy towarowe i upewnij się, że stawki są aktualne.
Przed rozpoczęciem liczenia stan magazynowy w systemie musi być „zamrożony”. Oznacza to, że wszystkie operacje zmieniające ilość towaru muszą zostać zakończone i zatwierdzone.
1. Zatwierdź wszystkie dokumenty PZ (Przyjęcie Zewnętrzne): Wszystkie dostawy, które fizycznie dotarły do sklepu, muszą być wprowadzone do systemu i zatwierdzone. Nie może być sytuacji, że towar leży na zapleczu, ale formalnie „nie istnieje” w POS.
2. Sfinalizuj zwroty do dostawców: Wszelkie towary przygotowane do zwrotu powinny być udokumentowane i zdjęte ze stanu magazynowego jeszcze przed inwentaryzacją.
3. Zakończ przesunięcia międzymagazynowe (MM): Jeśli posiadasz więcej niż jeden sklep lub magazyn, upewnij się, że wszystkie transfery towarów zostały zakończone i potwierdzone w systemie po obu stronach.
4. Zablokuj możliwość tworzenia nowych dokumentów: Wiele systemów POS pozwala na tymczasowe zablokowanie modułu magazynowego na czas inwentaryzacji. To gwarancja, że nikt przez pomyłkę nie wprowadzi dostawy w trakcie liczenia.
Nawet najlepsze dane na nic się nie zdadzą, jeśli zawiedzie technologia. Sprawny sprzęt to podstawa szybkiego i dokładnego liczenia.
1. Naładuj baterie: Upewnij się, że wszystkie skanery kodów kreskowych, kolektory danych i tablety są w pełni naładowane. Przygotuj zapasowe baterie lub powerbanki.
2. Przetestuj urządzenia: Sprawdź, czy skanery poprawnie odczytują kody i komunikują się z systemem POS. Zrób test na kilku produktach, aby upewnić się, że dane przesyłane są bez opóźnień.
3. Sprawdź łączność sieciową: Jeśli korzystasz z urządzeń działających w sieci Wi-Fi, zweryfikuj siłę sygnału w całym sklepie, szczególnie w oddalonych zakamarkach magazynu.
4. Zaktualizuj oprogramowanie: Sprawdź, czy na komputerach i urządzeniach mobilnych zainstalowana jest najnowsza, stabilna wersja oprogramowania POS. Zrób to na kilka dni przed inwentaryzacją, a nie w ostatniej chwili.
Twoi pracownicy są kluczowym elementem procesu. Muszą dokładnie wiedzieć, co, jak i kiedy mają robić.
1. Przeprowadź krótkie szkolenie: Wyjaśnij cel inwentaryzacji i przedstaw plan działania. Pokaż, jak poprawnie obsługiwać kolektory danych i co robić w przypadku napotkania problemów (np. towar bez kodu kreskowego).
2. Podziel sklep na strefy: Wyznacz konkretne obszary (np. regał 1, lodówka 3, magazyn-sektor A) i przypisz do nich konkretne osoby lub zespoły. Zapobiega to podwójnemu liczeniu lub pominięciu jakiegoś obszaru.
3. Ustal zasady: Określ, jak postępować z towarami w opakowaniach zbiorczych (czy liczyć sztuki, czy kartony) oraz co zrobić z produktami uszkodzonymi. Spójne zasady to klucz do spójnych wyników. Sklep w Manchesterze, który borykał się z rozbieżnościami, odkrył, że jeden zespół liczył zgrzewki wody jako jedną sztukę, a drugi jako sześć butelek. Po ujednoliceniu procedur problem zniknął.
To ostatni, ale absolutnie najważniejszy krok przed startem. Zanim rozpoczniesz jakiekolwiek operacje inwentaryzacyjne w systemie, wykonaj pełną kopię zapasową całej bazy danych. To Twoja siatka bezpieczeństwa na wypadek awarii sprzętu, błędu ludzkiego czy problemów z oprogramowaniem. Backup daje Ci pewność, że w razie kłopotów możesz szybko przywrócić system do stanu sprzed inwentaryzacji.
Pamiętaj, że udana inwentaryzacja zaczyna się na długo przed pierwszym zeskanowanym produktem. Aby zapewnić sobie spokój i wiarygodne wyniki, skup się na następujących punktach:
Nie odkładaj przygotowań na ostatnią chwilę. Zacznij przegląd i czyszczenie swojej bazy towarowej już dziś. Potraktuj to jako inwestycję, która przyniesie Ci wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu, mniejszego stresu i pełnej kontroli nad firmą, zanim nadejdzie gorący okres podsumowań rocznych.
